- El éxito es el RESULTADO lógico previsto en toda acción: Las “utopías” debemos dejárselas a los filósofos y los escritores. ¡El mundo se construye con “resultados reales”!
- Si el viento viene de cara, lo mejor es ser pragmático, actuar rápido y evitar el “efecto bola de nieve” antes de que vayamos como náufragos a la deriva. ¡Actuar ante los primeros síntomas!
- Un gran porcentaje de los fracasos al intentar alcanzar las metas en los negocios son debidos a TRES ERRORES BÁSICOS
(Físico y matemático británico: William Thomson Kelvin)
- CINCO PILARES básicos para controlar la salud de nuestros negocios.
Continuamos en la línea del anterior blog, donde relativizábamos la importancia que se le debe dar al “Éxito” y al “Fracaso” individualmente; y como debían ser considerados como un proceso natural, repetitivo y obligado para evolucionar. A veces muy duramente crítico y otra veces más suave.
Lo importante es nuestra capacidad de reaccionar ante ello. Es decir, que manteniendo el temple para no bloquearnos, veamos la forma de conseguir nuestros “resultados esperados en la vida y en los negocios”; aunque a veces suponga cambiar la meta en alcance (cantidad) y enfoque (tipo de objetivo, estrategia o táctica). Somos humanos y hemos de entender que no siempre saldrá todo perfecto, pero tampoco podemos hundirnos en la depresión y el lamento cuando vienen los malos vientos de cara. Lo digo como si fuera siempre fácil, pero ¡Qué difícil es hacerlo! ¡Y que solos nos sentimos ante los problemas!
“El éxito o acierto”, no es ni más ni menos, que el resultado lógico previsto en toda acción. Sería estúpido, aunque hay quien lo hace, iniciar una tarea o esfuerzo sin estar plenamente convencido de poder conseguirlo. Así como lo “sueños” se pueden hacer realidad, las “utopías” debemos dejárselas a los filósofos y los escritores. ¡El mundo se construye con “resultados reales”!
No obstante, a veces encontramos miles de obstáculos no previstos; hay variables que no tenemos en cuenta; fallamos en las estrategias y tácticas planteadas; y en consecuencia no alcanzamos el resultado que esperábamos.
Vamos a centrarnos en el mundo de los negocios. En ocasiones tenemos la sensación de que las cosas no van bien. ¿Y cómo lo sabemos? No nos van a faltar síntomas porque suele haber muchísimos. Pero pongamos algunos ejemplos de ese “viento de cara” que nos impide avanzar y hasta nos hace retroceder a tiempos mucho peores.
- El saldo del banco está más bajo que el trimestre anterior antes de pagar las nóminas, IVAS. IRPF y Seguridad Social, como sigamos así vamos a tener serios problemas de tesorería para hacer frente a los pagos a proveedores el próximo mes,
- cada vez entran menos clientes en la tienda,
- han bajado sus consumos mensuales porque a ellos también les va mal,
- me he enterado de que algunos clientes compran por Internet,
- los comerciales no están alcanzando los objetivos de ventas establecidos en determinados productos y mercados,
- han aumentado las reclamaciones de los clientes,
- el servicio de cocina del restaurante del hotel no es lo que era,
- el proveedor de toda la vida está fallando en las entregas en plazos y calidades,
- los trabajadores saben que no hay movimiento en el taller y se empiezan a preocupar y desmotivar, está aumentando el absentismo,
- los que conocen el proceso de fabricación se van a jubilar en un par de años y no me fío de la capacidad de los jóvenes, etc.
Sabemos todos por experiencia, que esperar a que las cosas cambien, porque quizás sea una mala racha temporal, no funciona; sobre todo teniendo en cuenta la coyuntura económica actual. Lo más probable es que al viento de cara siga el viento de costado que aparecerá de repente y el problema sea todavía más grande. ¡Ahora sí que vamos como náufragos a la deriva sin rumbo claro! Se ha generado el “efecto bola de nieve” y el problema cada vez se hace más grande y más complicado de resolver.
¡Es crítico empezar a actuar en cuanto aparecen los primeros síntomas! No olvidemos que un gran cambio puede venir de muchos pequeños cambias a tiempo.
Consecuentemente, al igual que hacemos con la salud de nuestro cuerpo, haremos con nuestro negocio. Es decir, controlarlo con chequeos periódicos y si hay síntomas extraños determinar cuál es la enfermedad que tenemos. Porque el síntoma no es la enfermedad ni su causa, solamente nos da pistas.
¿Qué hacemos cuando estamos enfermos? El médico tratará de medir los síntomas que nosotros hemos verbalizado. Nos tomará la temperatura, solicitará análisis de sangre u orina, prueba de rayos X, ecografía, biopsia, etc. Y los comparará con unos valores de referencia que él considerará en cada caso; en función de la edad, sexo y el historial que tiene del estado de salud de cada paciente. Porque, para él, cada paciente es distinto.
¡Y cada negocio también es distinto!
Aquí podemos encontrarnos dos tipos de análisis: los de chequeo de seguimiento periódico como los reconocimientos médicos laborales y aquellos que se realizan porque surgen síntomas repentinos dando pistas de que se padece una enfermedad (calor en el cuerpo, vómitos, mareos, etc.). En nuestros negocios equivaldría a la revisión del avance mensual de los resultados y otras situaciones donde la viabilidad del negocio se encuentra comprometida. Y en ambos casos el médico realizaría lo siguiente:
1º- Definir qué variables (síntomas que le verbalizamos o los que se consideran básicos en un chequeo general) quiere medir.
2º- Estimar los valores que considera correctos para cada variable en su paciente en particular.
3º- Medir dichos valores en el paciente a través de los resultados de las pruebas médicas.
4º- Comparar lo real con lo estimado como correcto y adoptar medidas para mejorarlo (medicinas, tratamientos)
5º- Al de un tiempo comprobar el efecto de las medidas tomadas y si se están alcanzando los valores esperados. Ajustar el tratamiento en función de ello.
Está claro lo bien que actúan los médicos. ¿Hacemos lo mismo con la salud de nuestros negocios?
Para mostrar que es conveniente hacer, vamos a dirigirnos a las enseñanzas de nuestro maestro en la lección de hoy.
Fue el físico y matemático británico William Thomson Kelvin quien a finales del siglo XIX enseñaba a sus alumnos lo siguiente:
“Un gran porcentaje de los fracasos al intentar alcanzar los objetivos y metas en los negocios son debidos a TRES ERRORES BÁSICOS”
1º Error: No DEFINIR BIEN los objetivos.
“Lo que no se define no se puede medir.”
2º Error: No MEDIR si alcanzo o no los objetivos.
“Lo que no se mide no se puede mejorar.”
3º Error: No entrar en una sistemática de cambios para MEJORAR.
“Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
Vamos a explicarlo de una forma muy sencilla a través de los CINCO PILARES BÁSICOS PARA CONTROLAR LA SALUD DE NUESTROS NEGOCIOS.
A la hora de aplicar estos pilares es importante también tener en cuenta una frase atribuida al filósofo griego Aristóteles.
“La inteligencia consiste no sólo en el conocimiento, sino también en la destreza de aplicar los conocimientos en la práctica“
Cada negocio es un mundo diferente y a la hora de llevar estas enseñanzas a la práctica, lo más importante no es seguir las normas al píe de la letra, sino “alcanzar resultados sostenibles en el tiempo”. Y si para ello es necesario variar la norma, la cambiaremos e incluso crearemos nuestras propias normas. A veces conviene no ser políticamente correctos. No importa si fallamos y tenemos que volver a empezar, porque así es como ha evolucionado el mundo.
El PRIMER pilar básico, si queremos controlar la salud de nuestros negocios, es una “correcta selección de objetivos e indicadores” que sean un buen barómetro que nos mostrará si se avecina tormenta o incluso si la tenemos encima. O bien por el contrario vamos en la ruta elegida hacia nuestro destino y a la velocidad correcta.
Es interesante que sepamos diferenciar, y no confundir, entre.
- Objetivo: propósito a alcanzar (por ejemplo incrementar un 10% los beneficios este año, incrementar las ventas un 30% en el año)
- Indicador: lo que me muestra e indica si estoy alcanzando el propósito (serían las cuentas contables de pérdidas y ganancias y de ventas)
- Meta: valor que quiero alcanzar en dichos parámetros, por ejemplo al cierre del ejercicio contable anual, para que consiga esos porcentajes de incremento.
Se recomienda “ser MUY SELECTIVO en los indicadores que se elijan: pocos pero eficaces y eficientes”.
Eficaces para ayudarnos a alcanzar los resultados esperados y eficientes en cuanto que optimizan los recursos y medios empleados para ello.
Teniendo en cuenta la importancia de esta fase, la profundizaremos más ampliamente en el siguiente blog, donde expondremos de una forma muy sencilla la 2ª Lección con las enseñanzas de Robert Kaplan y David P. Norton.
El SEGUNDO pilar básico, si queremos controlar la salud de nuestros negocios, consiste en la “forma de definir los objetivos”.
El acrónimo SMART se escribió por primera vez en 1981 en Washington por George T. Doran en un artículo en el “Management Review”. Aunque las ideas ya estaban flotando en el ambiente desde hacía un par de décadas y fue Doran quien las sintetizó en su acrónimo. El SMART propuesto a continuación es una adaptación del suyo.
Una forma muy sencilla y que sirve de apoyo para definir los objetivos, es haciendo que cumplen las siguientes características. Vamos a aplicarlo al ejemplo anterior.
– (S) Específicos: es decir, fijos y definitivos. Sobre áreas susceptibles de mejorar. (Resultado de la actividad, ventas totales)
– (M) Medibles: recordemos que solamente si se puede medir, podré saber si he conseguido el objetivo o no. (Se va a medir a través de las partidas contables y como garantía de fiabilidad de su medición, sabemos que son auditadas las cuentas anuales)
– (A) Alcanzable: Ha de ajustarse a la realidad. Es decir, han de ser retadores pero con expectativas realistas. Teniendo claro además quiénes son los protagonistas implicados en el mismo de forma directa o indirecta. (Se ha desarrollado un Plan de Gestión Anual, debidamente soportado, donde se muestra cómo llegar a dicho incremento de ventas y de resultados. El Plan de Gestión se ha desplegado por Departamentos y Áreas)
– (R) Orientado a resultados (El objetivo responde a un plan de diversificación del negocio en productos y mercados concretos, que es la realidad/resultado a que se quiere llegar)
– (T) Así como, fecha límite de ejecución: la meta debe tener un momento esperado de materialización del resultado, en un futuro y escenario deseable (El objetivo es para el año 2018, pero se ha desplegado en el tiempo con objetivos trimestrales)
El TERCER pilar básico, si queremos controlar la salud de nuestros negocios, consiste en “introducir PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO INTERNOS DE CONTROL Y AJUSTE”, en toda la organización, para las siguientes tareas (recordemos a los médicos):
- Comprobar si se han alcanzado las metas.
- Ajustar rápidamente las estrategias, tácticas y acciones en base al grado de consecución del resultado. En este sentido es muy interesante desplegar el objetivo en:
- a) El tiempo. Por ejemplo si es anual, en trimestres o meses; si es mensual se desplegaría en semanas; y si es semanal en días.
- b) Áreas de protagonismo directo e indirecto, dentro de la organización.
El CUARTO pilar básico, si queremos controlar la salud de nuestros negocios, consiste en “aportar, a los protagonistas del cumplimiento del objetivo, de los medios y del aprendizaje necesario” para que les sea factible alcanzar las metas.
El QUINTO pilar básico, si queremos controlar la salud de nuestros negocios, consiste en aplicar la teoría de la “corresponsabilidad”. Es decir, que cada trabajador o miembro de la organización asuma su responsabilidad global. Abarcando ésta responsabilidad tanto la consecución de las propias metas directas como las de otros compañeros en las que se está implicado indirectamente. De esta forma será más factible ajustar las estrategias y tácticas para conseguir las metas e incluso superarlas, evitando conflictos de intereses que frenen su consecución en el plazo previsto.
Y finalmente, insisto en la importancia de que sean pocos pero muy bien elegidos tal y como indicábamos en el primer pilar básico; ya que ello también facilitará el cumplir los otros cuatro pilares.
CASO PRÁCTICO:
1- Selecciona un área a mejorar (para empezar a practicar, busca algo sencillo): analiza los síntomas que aprecias.
2- Define el “objetivo” y que cumpla as características SMART.
3- Identifica el “indicador” que vas a utilizar para medirlo.
4- Defina el valor de la “meta” a alcanzar y el plazo para alcanzarlo. Así como los responsables directos e indirectos. ¿Tienen medios y conocimientos para realizarlo?
5- Implanta procedimientos para medir y revisar el valor dentro de las tareas del día a día.
6- Empieza…
EN EL PRÓXIMO BLOG, tal y como indicábamos anteriormente vamos a profundizar en el PRIMER PILAR BÁSICO relativo a la “correcta selección de objetivos e indicadores” mediante las enseñanzas de Robert Kaplan y David P. Norton.
“Llevar el TIMON DE TU NEGOCIO no es suficiente…
Se tú mismo quien MARCA SU RUMBO”
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